Nuestra Misión

Garantizar una adecuada administración del patrimonio documental de la Fundación Universitaria de Popayán, mediante un sistema de gestión documental acorde a las nuevas tecnologías de la información, que permite a los usuarios acceder a sus requerimientos de consulta de forma ágil, confiable y segura, conforme a los procedimientos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad.

Funciones

• Implementar Tablas de retención documental para regular la producción y establecer vigencia y conservación.
• Apoyar procesos administrativos y académicos en la gestión documental, desde la creación hasta la disposición final.
• Organizar y facilitar acceso al acervo documental para la comunidad universitaria y en general.
• Brindar al sistema de información institucional agilidad, oportunidad, calidad y eficiencia en la gestión documental.
• Sistematizar procedimientos para garantizar fluidez en la comunicación.
• Generar vínculos sociales, culturales y académicos en torno al patrimonio documental: producción, protección, preservación, uso y difusión.

Política de Gestión Documental- ACUERDO 010 (16 de septiembre de 2022)

‘’La presente Política de Gestión Documental de la Fundación Universitaria de Popayán adopta y reconoce la importancia de los documentos recibidos y generados en el cumplimiento de su misión como insumo para la toma de decisiones, con el fin de salvaguardar el patrimonio documental y la memoria institucional durante las fases del ciclo vital de los documentos, facilitando el acceso de la información y la preservación del patrimonio documental…’’

Comité de Gestión Documental

Es un órgano interno asesor de la alta dirección, responsable de definir políticas y programas de trabajo en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la Fundación Universitaria de Popayán.

Conforme a la normativa el comité de Gestión Documental, está conformado de la siguiente manera

• La Secretaría General o su delegado, quien lo presidirá.
• El delegado de la Oficina de Planeación.
• El delegado de la oficina de Tecnologías de la Información.
• El delegado de la oficina de Sistemas de Información.
• El delegado de la oficina Calidad Institucional.
• El encargado de Gestión Documental, de quien actuará como secretario.
• El jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, quien tendrá voz, pero no voto.

Programa de Gestión Documental

Conforme al decreto 1080 del Archivo General de la Nación (2015), es un plan que facilita la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública desde su creación hasta su disposición final.

El Programa de Gestión Documental (PGD) en el decreto 1080 (Archivo General de la Nación, 2015, Art. 2.8.5.4.1.) se define como: “plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación”.

El Programa de Gestión Documental (PGD) de la Fundación Universitaria de Popayán (FUP) se desarrolló a partir de las necesidades identificadas en el diagnóstico de gestión documental realizado en 2023 y de acuerdo con los lineamientos del AGN y la implementación las mejores prácticas archivísticas para proteger la información., teniendo en cuenta, que este instrumento es de gran importancia y relevancia para la historia de la institución.

Procesos de Gestión Documental

Tablas De Retención Documental

Las Tablas de Retención Documental – TRD, son un listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y se determina su disposición final.

Este instrumento archivístico permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico – funcional, facilitando de esta manera el manejo de los documentos en cada una de las fases de archivo.

Descubre la importancia de nuestras Tablas de Retención Documental:

• Simplifican la gestión de la información.
• Contribuyen a racionalizar la producción documental.
• Ayudan a la administración a ofrecer un servicio eficaz y eficiente.
• Facilitan el control y acceso a los documentos según los tiempos de retención establecidos.
• Garantizan la selección y conservación de documentos permanentes.
• Regulan las transferencias de documentos en diferentes fases de archivo.
• Apoyan la racionalización de los procesos administrativos.

En el apartado de los Documentos Relacionados, te encontrarás con todas las tablas de Retención Documental, disponibles para su acceso y descarga.

¿Qué ofrecemos?

Para acceder a nuestros servicios del archivo central, se debe enviar un correo electrónico formalizando la solicitud. De esta manera, ofreceremos la siguiente modalidad de consulta, conforme a los niveles de acceso y restricción en razón a la preservación y conservación de los documentos.

Consulta de préstamo de documentos archivo Central:

1.    Consulta de préstamo de documentos archivo Central:

Brindamos el préstamo físico de los documentos que aún no tienen restricción de acceso patrimonial y pueden ser gestionados directamente en las unidades académicas o administrativa, de igual manera ofrecemos la recopilación de los datos o documentos requeridos para identificar, analizar y consolidar la información solicitada, la cual será enviada a través del correo electrónico institucional.

2.    Asistencias:

Se realiza acompañamiento en temas de Gestión documental través del correo electrónico, por medios tecnológicos (meet, Teams, etc.) y atención telefónica

3.    Apoyo técnico de gestión documental:

Apoyo en las unidades académicas y administrativas, para realizar actividades exclusivas en cuanto a los procesos y procedimientos de organización documental, establecidas bajo un plan de trabajo, este proceso se realiza conforme al requerimiento.

¿Qué es la Gestión Documental?

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

¿Porque es importante la Gestión Documental en la FUP?

Porque nos va permitir controlar y centralizar la documentación recibida y producida, además de tener un acceso a la información de manera más rápida, segura y oportuna lo que se verá reflejado en un servicio más eficiente y eficaz.

¿Qué aporta una buena Gestión Documental en la FUP?

Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la información., mayor accesibilidad a la documentación de la FUP, ahorro de gasto en copias, duplicados, reducción de espacio de almacenamiento, mayor control de la gestión, mayor productividad, mejora en los procesos, mayor seguridad de los documentos.

¿Qué es un Archivo de Gestión?

Corresponde a los documentos organizados, que se generan y tramitan en una dependencia o área, en cumplimiento de sus responsabilidades y sometidos a continua utilización y consulta.

¿Quién es el responsable de organizar los documentos en el archivo de Gestión del área?

Cada Jefe con su equipo de trabajo, definirán los responsables del manejo y organización de los archivos en el área. Cuando se presenta un cambio de responsables, se debe informar a Gestión Documental para realizar: capacitación, seguimiento, acompañamiento, etc.

¿Qué instrumentos Archivísticos debo tener en cuenta para organizar mi archivo de Gestión?

Las Tablas de Retención Documental.

¿Si al revisar la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa o Académica, no encuentro en cual serie documental clasificar algún documento, qué debo hacer?

Se debe colocar en contacto con el área de Gestión Documental para revisar el caso.

¿Si al revisar la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa o Académica, encuentro información que ya cumplió su tiempo de retención, qué debo hacer?

1. Revisar el mes asignado en el cronograma de Transferencia Documental.
2. Revisar el procedimiento de transferencia documental

¿Qué pasa si se realiza un cambio estructural o funcional en la unidad administrativa o académica a la que pertenezco?

Se debe informar al área de Gestión Documental los cambios generados, para que se realice la actualización de la Tabla de Retención Documental.

¿Qué es el Archivo Central?

Es el área encargada de recibir y custodiar los documentos transferidos del archivo de gestión para su respectiva conservación de los acervos documentales.

¿Qué información se conserva en el Archivo Central?

Se conserva el acervo documental de la Universidad, que sirve de soporte para la función académica y administrativa, producidos en el transcurso de su historia y que sirve de testimonio y prueba de la evolución de la misma en el tiempo, como apoyo a la investigación histórica y cultural.

¿Por qué es importante realizar el inventario Documental?

El inventario documental se realiza para:

• Identificar los documentos bajo custodia
• Identificar la ubicación de los documentos
• Determinar el responsable de la conservación de los documentos
• Facilitar la transmisión de información al recibir y entregar cargos
• Dar cumplimiento a requisitos de ley

¿Qué es una transferencia Documental?

Es la remisión de documentos del archivo de gestión al Archivo Central en cumplimiento de los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental conforme con su valoración documental. previamente se debe comunicar con el área de Gestión Documental para recibir asesoría de la actividad.

¿Cuáles son los pasos para realizar una transferencia documental?

1. Verificar la Tabla de Retención Documental.
2. Valorar la documentación para identificar aquella susceptible de transferencia.
3. Dar cumplimiento a orientaciones sobre organización de los documentos y la elaboración del inventario documental.
4. El inventario documental se debe realizar a través del formato FO-GD-001 que se encuentra dando clic en el siguiente botón.

5. Atender recomendaciones de ajustes al inventario y trasladar los documentos al Archivo        Central conforme al cronograma de Transferencias Documentales.

¿Para qué se conservan los documentos?

• Evidenciar el cumplimiento de funciones.
• Atender consultas internas o entes de control.
• Preservar la memoria institucional.